Plan de mantenimiento preventivo: cómo hacerlo paso a paso (con plantilla)

Casi todos los planes de mantenimiento preventivo que fracasan lo hacen por la misma razón: se escribieron sin contar las horas.

Alguien descarga una plantilla, añade las recomendaciones de todos los manuales del fabricante y sale un plan que pide 1,5 veces la plantilla que tienes. A los tres meses se hace lo urgente, el preventivo se aplaza y el plan se convierte en un archivo que nadie abre.

Esta guía va al revés: primero lo que es obligatorio, después lo que evita averías caras, y todo ajustado a las horas reales de tu equipo.

Paso 1: inventario de equipos con código

No puedes planificar lo que no tienes listado. El inventario es la base de todo lo demás, incluido un futuro GMAO.

Para cada equipo, como mínimo:

Un sistema de códigos sencillo funciona mejor que uno perfecto: sistema-tipo-número (CLI-ENF-01, PCI-BIE-12, ACS-DEP-02) es suficiente para la mayoría de hoteles, residencias y plantas medianas.

Paso 2: criticidad

La criticidad responde a una pregunta: ¿qué pasa si este equipo falla? Sirve para decidir dónde pones el preventivo más intenso y qué repuestos guardas.

Una matriz sencilla con cuatro preguntas y tres niveles suele bastar:

• A (crítico): preventivo completo, predictivo si compensa, repuestos críticos en almacén.
• B (importante): preventivo básico, repuestos de desgaste habituales.
• C (el resto): inspección visual en rutas y correctivo cuando falle.

En plantas con mucho equipo existen métodos más formales (análisis de modos de fallo, RCM). Para empezar, esta matriz aplicada con sentido común y con alguien de producción o de dirección en la sala da un resultado muy razonable en una o dos mañanas.

Paso 3: primero, lo que es obligatorio

Antes de pensar en frecuencias óptimas, marca lo que no puedes elegir: las revisiones e inspecciones que exigen los reglamentos. Protección contra incendios, instalaciones térmicas, legionela, baja tensión, ascensores, equipos a presión, frío industrial…

Estas tareas entran en el plan con la periodicidad que fija la norma, con el responsable que fija la norma (tu equipo, una empresa mantenedora habilitada o un organismo de control) y con el registro que te van a pedir.

Lo tienes todo, con enlace a cada reglamento, en el calendario de mantenimiento reglamentario.

Paso 4: gamas por tipo de equipo

Una gama es la lista de tareas de un tipo de equipo para una frecuencia. Si tienes 14 fan-coils iguales, escribes una gama y la aplicas a los 14.

Una buena gama tiene, para cada tarea:

1. Qué se hace, con verbo concreto: «medir», «limpiar», «comprobar apriete», no «revisar».
2. Cómo, o dónde está el procedimiento si es largo.
3. Valor de referencia o criterio de aceptación: «presión diferencial del filtro < 250 Pa», «temperatura de retorno de ACS ≥ 50 °C».
4. Qué se registra: el valor medido, no solo «OK».
5. Seguridad: consignación, EPI, permisos de trabajo si aplican.
6. Tiempo estimado, para poder sumar la carga de trabajo.

Ejemplo de gama

Los criterios de este ejemplo son orientativos: los tuyos salen del manual del fabricante y del historial del equipo.

Paso 5: frecuencias

La frecuencia de cada gama sale de cuatro fuentes, en este orden:

1. La norma, si la hay. Es un mínimo, no una sugerencia.
2. El fabricante, sobre todo mientras el equipo está en garantía.
3. Tu historial. Si un equipo falla cada dos meses por la misma causa, una gama semestral no lo va a evitar.
4. Las condiciones de uso. Una cocina de hotel con tres servicios diarios no es una cocina de oficina; una línea que trabaja a tres turnos no es una que trabaja a uno.

Usa un conjunto corto de frecuencias estándar (diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) y, en equipos industriales, contadores de uso (horas, ciclos) donde el desgaste dependa del uso y no del calendario.

Una tolerancia para cada frecuencia

Define cuánto se puede adelantar o retrasar una tarea sin considerarla incumplida. Por ejemplo: mensual ± 7 días, trimestral ± 15 días, anual ± 30 días. Así el cumplimiento del preventivo mide algo real y tu equipo puede agrupar tareas por rutas.

Para las tareas legales, la tolerancia es la que permita la norma. Si la norma dice «anual», no alargues a 13 meses porque te venga bien.

Paso 6: carga de trabajo frente a horas reales

Este es el paso que casi todos se saltan y el que decide si el plan sobrevive.

1. Suma las horas de todas las gamas para un año: tiempo estimado × número de equipos × veces al año.
2. Calcula las horas disponibles de tu equipo: horas de contrato − vacaciones − formación − ausencias medias − el tiempo que se va en correctivo (mira tu historial; si no lo tienes, estímalo con prudencia y corrígelo a los tres meses).
3. Compara. Si el preventivo pide más horas de las disponibles, tienes tres salidas honestas: recortar tareas en equipos C, externalizar parte, o pedir más recursos con este cálculo en la mano.

Ejemplo de cálculo

Un hotel con un equipo de 3 técnicos:

Las cifras son un ejemplo para mostrar el método, no una referencia del sector. Con ese déficit, el plan se incumplirá sí o sí. Mejor decidirlo ahora: por ejemplo, pasar a una empresa externa la limpieza anual de conductos y reducir la frecuencia de las gamas de equipos C.

Paso 7: programar y seguir

Con el plan cerrado:

• Reparte la carga por semanas para evitar picos (no todas las tareas anuales en enero).
• Agrupa por rutas y por zonas: un técnico que sube a la cubierta hace todas las tareas de la cubierta.
• Genera las órdenes de trabajo con antelación (en papel, en hoja de cálculo o en el GMAO).
• Mide el cumplimiento del preventivo cada mes: órdenes cerradas en plazo ÷ órdenes programadas.
• Revisa el plan una vez al año con los datos: qué tareas encuentran fallos, cuáles nunca encuentran nada, qué equipos siguen averiándose.

Los indicadores para hacer ese seguimiento están en MTBF, MTTR, disponibilidad y OEE.

Plantilla: estructura mínima del plan

Si trabajas con hoja de cálculo, estas son las pestañas que recomendamos. Con esta estructura, si más adelante pasas a un GMAO, la importación es directa.

Cuándo compensa pasar del Excel a un GMAO

Tres señales claras:

• Las órdenes de trabajo ya no caben en una semana de hoja de cálculo o se pierden entre turnos.
• Tienes más de una sede o contratas que tienen que registrar su trabajo en tu sistema.
• Te han pedido trazabilidad en una auditoría (IFS, BRCGS, APPCC, inspección sanitaria) y has tardado días en reunirla.

Lo vemos con detalle, sin vender ningún producto, en cómo elegir e implantar un GMAO.