¿Qué es el mantenimiento técnico-legal?

Son las revisiones, pruebas e inspecciones que exige una norma a una instalación concreta, con una periodicidad y un responsable fijados por ella. A diferencia del preventivo que decides tú, aquí no puedes alargar plazos ni elegir quién lo hace: si el reglamento reserva una operación a una empresa habilitada o a un organismo de control, tiene que hacerla él.

¿Quién es responsable si la empresa mantenedora no hace una revisión?

El titular de la instalación sigue siendo responsable ante la administración de que el mantenimiento y las inspecciones se hagan en plazo. La empresa mantenedora responde de lo que ha contratado, pero eso no exime al titular. Por eso conviene tener un calendario legal propio y no depender solo de los avisos de cada contrata.

¿Qué diferencia hay entre revisión de mantenimiento e inspección periódica?

La revisión de mantenimiento la hace tu equipo o la empresa mantenedora para conservar la instalación en buen estado. La inspección periódica la hace un organismo de control (OCA) independiente, que comprueba si la instalación cumple el reglamento y levanta un acta. No se sustituyen entre sí.

¿Las comunidades autónomas cambian estas periodicidades?

Los plazos básicos están en los reales decretos estatales. Las comunidades autónomas gestionan los registros, los modelos de certificado, las campañas de inspección y algunos procedimientos, y en algunos casos concretan obligaciones. Comprueba siempre el procedimiento de tu comunidad para presentar certificados y actas.

¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de mantenimiento legal?

Depende del reglamento. Por ejemplo, cinco años las actas de protección contra incendios (RIPCI, art. 21.2), los registros de legionela (RD 487/2022, art. 8.5) y el registro de operaciones de mantenimiento del RITE (art. 27). Las comprobaciones de equipos de trabajo del RD 1215/1997 se conservan durante toda la vida útil del equipo.

Mantenimiento legal obligatorio: calendario de revisiones e inspecciones

El mantenimiento legal es la parte del plan que no eliges tú. La fija un reglamento, con su periodicidad, con quién puede hacerlo y con los papeles que te van a pedir.

Esta guía reúne en un solo sitio lo que suele afectar a un hotel, una residencia, una planta de alimentación, una fábrica o una cartera de edificios en España. Cada fila enlaza al texto consolidado del BOE, revisado el 30 de septiembre de 2026.

Cómo usar esta tabla

Es un mapa, no un sustituto del reglamento. Muchas periodicidades dependen de datos de tu instalación (potencia, carga de refrigerante, categoría del equipo, superficie, uso del edificio). Para cada caso, el criterio y el artículo están en la fila. Los procedimientos de registro y los modelos de certificado los gestiona cada comunidad autónoma.

Tres papeles que no conviene confundir

Figura	Qué hace	Ejemplo
Titular	Responde de que la instalación se mantenga y se inspeccione en plazo, aunque contrate el trabajo	El hotel, la residencia, la empresa de la planta
Empresa mantenedora o instaladora habilitada	Hace las operaciones que el reglamento le reserva y firma los certificados de mantenimiento	Mantenedora de PCI, de instalaciones térmicas, conservadora de ascensores, empresa frigorista
Organismo de control (OCA)	Inspecciona de forma independiente y levanta un acta; no repara	Inspección de baja tensión, de ascensores, de protección contra incendios

La tabla resumen

Las periodicidades de mantenimiento son las mínimas del reglamento. El fabricante o tu propio plan pueden exigir más.

Instalación	Norma	Mantenimiento (mínimos)	Inspección periódica	Registro que guardas
Protección contra incendios	RD 513/2017 (RIPCI), anexo II	Trimestral y semestral (puede hacerlo tu equipo); anual y quinquenal (solo mantenedora)	OCA al menos cada 10 años si no hay reglamento específico, con exenciones por uso y superficie (art. 22)	Actas firmadas, 5 años
Incendios en establecimientos industriales	RD 164/2025 (RSCIEI)	El del RIPCI	OCA al menos cada 5 años (art. 13)	Actas de inspección
Legionela (ACS, AFCH, torres, spas…)	RD 487/2022	Diario a anual según instalación (anexo IV); limpieza y desinfección anual; torres, 2 veces al año	Sin inspección de OCA: control de la autoridad sanitaria	PPCL o PSL y registros, 5 años
Instalaciones térmicas (calefacción, climatización, ACS)	RD 1027/2007 (RITE), IT 3	Por empresa mantenedora; mensual en instalaciones > 70 kW (tabla 3.1); anual o bienal por debajo, según equipo y uso	Eficiencia energética cada 4 años en generadores > 70 kW; instalación completa cada 15 años si > 70 kW y más de 15 años de antigüedad (IT 4)	Registro de operaciones y certificado anual de mantenimiento
Baja tensión	RD 842/2002 (REBT), ITC-BT-05	Conservación en buen estado (art. 20); sin periodicidad estatal fija	OCA cada 5 años en las instalaciones que necesitaron inspección inicial (pública concurrencia, industriales > 100 kW, piscinas > 10 kW…); cada 10 años las comunes de edificios de viviendas > 100 kW	Certificado de inspección
Alta tensión (centros de transformación propios)	RD 337/2014 (RAT), ITC-RAT 22 y 23	Contrato de mantenimiento con empresa instaladora de alta tensión	OCA al menos cada 3 años	Certificado de inspección
Ascensores	RD 355/2024 (ITC AEM 1)	Mensual (entre 20 y 45 días entre visitas); cada 4 meses en unifamiliares y algunos residenciales pequeños	OCA cada 2 años en uso industrial y pública concurrencia (hoteles, hospitales, asilos); 4 años en edificios de > 20 viviendas o > 4 plantas; 6 años el resto	Contrato, boletines de mantenimiento, certificados
Equipos a presión (calderas, calderines, compresores)	RD 809/2021 (REP), anexo III	El usuario los examina al menos una vez al año (art. 9)	Niveles A, B y C según categoría; calderas: 1, 3 y 6 años	Registro de equipos e inspecciones
Instalaciones frigoríficas	RD 552/2019 (RSIF), IF-14	Contrato con empresa frigorista en nivel 2; revisiones de cámaras y puertas (mensual a semestral)	OCA cada 10 años en nivel 2; con refrigerantes fluorados, cada 1, 2 o 5 años según toneladas de CO₂ equivalente	Libro registro
Control de fugas de gases fluorados	Reglamento (UE) 2024/573, art. 5	Cada 12, 6 o 3 meses según ≥ 5, ≥ 50 o ≥ 500 t CO₂ eq (el doble con detección de fugas)	—	Registros, 5 años
Gas (instalación receptora)	RD 919/2006, ITC-ICG 07	Aparatos: el titular	Inspección o revisión cada 5 años	Certificado
Depósitos de gasóleo para uso propio	RD 1427/1997, MI-IP03	Revisiones cada 5 o 10 años según la instalación	OCA cada 10 años en las que necesitaron proyecto	Certificados
Almacenamiento de productos químicos	RD 656/2017 (APQ)	Revisiones según cada ITC	Certificado de OCA cada 5 años	Certificados
Piscinas de uso público (hoteles, residencias)	RD 742/2013	Control diario antes de abrir y mensual de laboratorio (anexo III)	Autoridad sanitaria	Protocolo de autocontrol y registros
Equipos de trabajo (máquinas)	RD 1215/1997	Según fabricante; personal formado (art. 3.5)	Comprobaciones periódicas por personal competente (art. 4)	Resultados durante toda la vida útil
Certificado de eficiencia energética	RD 390/2021	—	Validez máxima 10 años (5 si la calificación es G)	Certificado registrado
Auditoría energética (grandes empresas)	RD 56/2016	—	Cada 4 años	Informe de auditoría

Debajo, lo que conviene saber de cada una.

Protección contra incendios

El RIPCI reparte el mantenimiento en tres tablas: las revisiones trimestrales y semestrales (tabla I) las puede hacer tu propio personal; las anuales y quinquenales (tabla II), solo el fabricante o una empresa mantenedora habilitada. Las actas se guardan cinco años (art. 21.2).

La inspección periódica por organismo de control es de al menos cada 10 años cuando no la regula un reglamento específico (art. 22). Quedan exentos, si no tienen zonas de riesgo especial alto ni almacén, la vivienda, los usos administrativo y docente de menos de 2.000 m² y los usos comercial, de pública concurrencia y aparcamiento de menos de 500 m².

En establecimientos industriales, el RD 164/2025 (en vigor desde el 10 de mayo de 2025, deroga el RD 2267/2004) obliga a pedir la inspección al menos cada 5 años (art. 13).

Tienes las tres tablas desarrolladas, con extintores, BIE, detección y rociadores, en mantenimiento de protección contra incendios.

Legionela

El RD 487/2022 obliga al titular de agua sanitaria, torres de refrigeración, spas y otras instalaciones de riesgo a tener un PPCL o un PSL. En agua caliente: ≥ 60 °C en acumuladores finales y ≥ 50 °C en retorno y grifos, con control diario, purgas semanales y limpieza y desinfección anual. Las torres se limpian dos veces al año y se muestrean cada mes. Registros durante cinco años.

Todo el detalle, con las frecuencias de muestreo, en legionela: qué exige el RD 487/2022.

Instalaciones térmicas (RITE)

Lo esencial del RITE para el responsable de mantenimiento:

Quién mantiene. Desde 5 kW, una empresa mantenedora habilitada. Por encima de 70 kW, el titular debe firmar un contrato de mantenimiento con ella (art. 26). Por encima de 5.000 kW en calor o 1.000 kW en frío, además, un director de mantenimiento. El titular puede mantener con personal propio si presenta una declaración responsable ante la comunidad autónoma (art. 26.8).
Con qué frecuencia. Por encima de 70 kW, las operaciones de la tabla 3.3 son en su mayoría mensuales, y algunas dos veces por temporada (por ejemplo, drenaje, limpieza y tratamiento del circuito de torres). Por debajo, la tabla 3.1 distingue por equipo y por uso: en usos distintos de vivienda, por ejemplo, las calderas murales de gas hasta 70 kW y los equipos de aire acondicionado de 12 a 70 kW, cada año.
Qué papeles. El registro de operaciones de mantenimiento, que se conserva al menos cinco años (art. 27), y el certificado anual de mantenimiento donde el contrato es obligatorio (art. 28).
Inspecciones de eficiencia energética. Tras el RD 178/2021, cada 4 años en generadores de calor o de frío de más de 70 kW, y una inspección de la instalación completa cada 15 años en las de más de 70 kW con más de 15 años de antigüedad (IT 4).

Electricidad: baja y alta tensión

Baja tensión. La ITC-BT-05 obliga a una inspección periódica por organismo de control cada 5 años en las instalaciones que necesitaron inspección inicial. Entre ellas están los locales de pública concurrencia, que según la ITC-BT-28 incluyen, cualquiera que sea su ocupación, hoteles, hostales, bares, restaurantes, hospitales y asilos; también las industriales de más de 100 kW que necesitan proyecto, las piscinas de más de 10 kW y los locales mojados de más de 25 kW. Las zonas comunes de edificios de viviendas de más de 100 kW, cada 10 años.

Alta tensión. Si tu edificio o planta tiene centro de transformación propio, el RAT exige un contrato de mantenimiento con una empresa instaladora de alta tensión (ITC-RAT 22) y una inspección por organismo de control al menos cada 3 años (ITC-RAT 23).

Ascensores

La ITC AEM 1 «Ascensores», aprobada por el RD 355/2024 y en vigor desde el 1 de julio de 2024, fija:

Mantenimiento por empresa conservadora con contrato en vigor: visita mensual, con entre 20 y 45 días entre visitas. Cada 4 meses en viviendas unifamiliares y en algunos ascensores de edificios de viviendas pequeños.
Inspección por organismo de control: cada 2 años en edificios de uso industrial y de pública concurrencia (la norma cita hoteles, hospitales y asilos, entre otros); cada 4 años en edificios de más de 20 viviendas o más de 4 plantas servidas; cada 6 años en el resto.
La inspección la contrata el titular, nunca la conservadora, y esta debe avisar del vencimiento con tres meses de antelación.

Equipos a presión

El Reglamento de Equipos a Presión (RD 809/2021) obliga al usuario a mantener los equipos según el fabricante y a examinarlos al menos una vez al año (corrosión, anclajes, fugas, manómetros, válvulas de seguridad, purgadores), y a llevar un registro de los equipos de categoría I a IV.

Las inspecciones periódicas son de tres niveles (A, B y C) con periodicidades que dependen de la categoría del equipo. Para calderas (ITC EP-1): nivel A cada año, nivel B cada 3 años y nivel C cada 6 años. Los extintores siguen su propia regla: prueba de nivel C cada 5 años y vida útil de 20 años desde su fabricación.

Frío industrial y gases fluorados

El Reglamento de seguridad para instalaciones frigoríficas (RD 552/2019) obliga al titular a contratar el mantenimiento con una empresa frigorista (obligatorio en instalaciones de nivel 2), llevar el libro registro y encargar las inspecciones. La IF-14 fija inspecciones por organismo de control cada 10 años en nivel 2 y, con refrigerantes fluorados, cada 1, 2 o 5 años según la carga en toneladas de CO₂ equivalente. En cámaras frigoríficas fija además revisiones propias: puertas y alarmas cada mes, válvulas de sobrepresión cada tres meses, soportes y juntas cada seis.

El control de fugas de gases fluorados lo marca el Reglamento (UE) 2024/573 (art. 5):

Carga del equipo	Control de fugas	Con sistema de detección de fugas
≥ 5 t CO₂ eq	Cada 12 meses	Cada 24 meses
≥ 50 t CO₂ eq	Cada 6 meses	Cada 12 meses
≥ 500 t CO₂ eq	Cada 3 meses	Cada 6 meses

A partir de 500 t CO₂ eq el sistema de detección de fugas es obligatorio.

Gas, gasóleo y productos químicos

Gas canalizado: inspección de la instalación receptora cada 5 años (ITC-ICG 07). Por encima de 70 kW, la inspección llega hasta la conexión de los aparatos, y el mantenimiento de los aparatos es del titular. Con depósito de GLP propio, contrato de mantenimiento y libro de mantenimiento (ITC-ICG 03).
Depósitos de gasóleo para uso propio (MI-IP03): revisiones cada 5 o 10 años según la instalación y pruebas de estanqueidad en depósitos enterrados; inspección de organismo de control cada 10 años en las que necesitaron proyecto.
Productos químicos (APQ, RD 656/2017): certificado de organismo de control cada 5 años y revisiones según la ITC que aplique.

Piscinas, equipos de trabajo y energía

Piscinas de uso público, incluidas las de hoteles y residencias (RD 742/2013): protocolo de autocontrol, control diario antes de la apertura (pH, desinfectante, turbidez, temperatura…) y control mensual de laboratorio.
Equipos de trabajo (RD 1215/1997): mantenimiento según el fabricante, por personal formado cuando entrañe riesgo (art. 3.5), y comprobaciones periódicas documentadas que se conservan toda la vida útil del equipo (art. 4). Aplica a la maquinaria de cocina, lavandería y producción.
Certificado de eficiencia energética (RD 390/2021): validez máxima de 10 años, o 5 si la calificación es G.
Auditoría energética (RD 56/2016): cada 4 años para grandes empresas, salvo que tengan un sistema de gestión energética certificado que la incluya.

Cómo convertir esta tabla en tu calendario

Haz el inventario legal: qué instalaciones tienes de cada tipo y sus datos (potencia, carga, categoría, uso y superficie del edificio).
Anota fechas reales: última revisión, último certificado, última inspección y su vencimiento.
Asigna responsable a cada fila: tu equipo, la mantenedora o el organismo de control. Y quién de tu lado lo comprueba.
Avisos con antelación: las inspecciones de OCA hay que pedirlas; pon un aviso con 3 a 6 meses de margen.
Guarda los papeles en un solo sitio, ordenados por instalación, durante el plazo que marca cada norma.

Con pocas instalaciones basta una hoja de cálculo bien llevada; la estructura está en la plantilla del plan de mantenimiento. Con varias sedes o muchas contratas, un GMAO que genere las órdenes legales y guarde las actas ahorra mucho tiempo y sustos.